Vision-Boat-Framework: Fokus setzen und Segel hissen

Volle Meetingkalender und To-Do-Listen lassen oft kaum Raum zum Innehalten: Von Meeting zu Meeting gehetzt, kämpfen wir uns durch To-do-Listen, um am Tagesende festzustellen, dass erneut Aufgaben unerledigt geblieben sind. Dieser permanente Druck hinterlässt nicht nur das Gefühl, in Arbeit zu ertrinken – er raubt auch den Raum für kritische Reflexion und Veränderung. Retrospektiven, die so wichtig für kontinuierliche Verbesserung sind, bleiben häufig auf der Strecke. Stattdessen schleichen sich Routinen ein, die ein gefährliches „Das haben wir immer schon so gemacht“ fördern.

Der Vision-Boat-Workshop richtet sich an Teams, die ihre Arbeitsweisen und Strategien auf den Prüfstand stellen wollen. An Teams, die bereit sind, innezuhalten, Erfolge zu feiern und ihre Energie gezielt auf das Wichtigste zu fokussieren, um ihre Ziele zu erreichen. Dieser iterative Gedanke – regelmäßig zu hinterfragen und anzupassen – ist in der DNA von High-Performing Teams fest verankert. Der Vision-Boat-Workshop ist ein Werkzeug, der diese Arbeitsweise fördert.

Damit der Vision-Boat-Workshop ein voller Erfolg wird, lohnt es sich, einige Punkte im Voraus zu beachten:

• Plant ausreichend Zeit ein: Blockt euch mind. einen ganzen Tag, um euch im Workshop-Format voll und ganz auf eure Reflexion und Strategiearbeit zu konzentrieren.
• Vorbereitung und Konzeption: ein gutes Konzept ist ein wesentlicher Schlüssel zum Erfolg. Unterschätzt deshalb die Vorbereitungszeit nicht und sprecht im Vorfeld mit den Teilnehmern 1:1 über ihre Erwartungen.
• Wählt den richtigen Ort: Ein Kreativ Space bietet ideale Voraussetzungen. Achtet auf flexible Möbel, Präsentationsmöglichkeiten und viele Whiteboards. Wenn der Raum mit Post-its und Filzstiften ausgestattet ist, seid ihr genau richtig!
• Beachtet die Teamgröße: Die optimale Teamgröße liegt bei 4–6 Personen. Solltet ihr mehr Teilnehmer haben, bildet zwei parallele Teams und nutzt gemeinsame Sessions, um eure Ergebnisse und Erkenntnisse zu teilen.
• Denkt an externe Unterstützung: Ein perfekt moderierter Workshop wird idealerweise durch externe Coaches unterstützt. Sie begleiten euch methodisch durch den Tag und sorgen dafür, dass ihr eure Ziele effizient erreicht.

Mit diesen Tipps schafft ihr die besten Voraussetzungen, um euren Vision-Boat-Workshop erfolgreich durchzuführen.

Nach einleitenden Worten durch die verantwortliche Person startet ihr den Workshop-Tag mit einem kurzen Warm-up, um in den Arbeitsmodus zu kommen. Dann beginnt die inhaltliche Arbeit mit einem klaren Ziel vor Augen: Eure Schatzinsel. Definiert zunächst gemeinsam, welchen Zielzustand ihr bis wann erreichen möchtet und schreibt diesen auf ein Post-It, das ihr auf eure Schatzinsel auf dem Plakat klebt.

Beginnt nun mit einem positiven Rückblick. Überlegt gemeinsam, was im letzten Quartal oder Jahr gut gelaufen ist:

• Was hat funktioniert?
• Worauf seid ihr stolz?
• Welche Arbeitsweisen oder Erfolge möchtet ihr beibehalten oder ausbauen?

Schreibt diese Punkte zunächst still auf Post-its, teilt sie anschließend im Team und clustert sie rund um das Segel eures Vision-Boat-Plakats – denn diese Aspekte haben eurem Boot in der Vergangenheit Rückenwind gegeben.

Danach wechselt ihr die Perspektive und analysiert eure Blocker:

• Was hat euch zurückgehalten?
• Mit welchen Hindernissen kämpft ihr?
• Welche Arbeitsweisen wollt ihr ändern oder ablegen?
• Welche internen oder externen Faktoren haben eure Fortschritte gebremst?

Auch diese Punkte notiert ihr zunächst still, bevor ihr sie im Team teilt und rund um den Anker des Plakats platziert – er symbolisiert das, was euer Boot ausgebremst hat.

Zum Abschluss der Retrospektive nutzt ihr ein Dot Voting, um die Prioritäten für den nächsten Abschnitt festzulegen: Jeder erhält fünf Klebepunkte, um die Blocker rund um den Anker zu markieren, die euch am stärksten behindert haben. So erhaltet ihr ein klares Stimmungsbild, woran ihr zukünftig arbeiten solltet – der erste Schritt auf dem Weg zu eurer Schatzinsel!

Mit den Ergebnissen des Dot Votings aus der Retrospektive habt ihr ein Stimmungsbild und eine Diskussionsgrundlage für eure nächsten Schritte. Entscheidet im Team, welche Fokusthemen die größte Dringlichkeit haben, um eurer Schatzinsel einen großen Schritt näherzukommen. Falls ihr euch nicht einigen könnt, dient das Dot Voting als demokratische Entscheidungshilfe.

Nun geht es an die konkrete Lösungsfindung. Formuliert aus den 3–5 wichtigsten Anker-Post-Its, die ihr ausgewählt habt, „How-might-we“-Fragen. Diese Fragetechnik hilft, Herausforderungen in positive und lösungsorientierte Ansätze zu übersetzen. Beispielsweise: „Wie könnten wir unsere Abstimmungsprozesse effizienter gestalten?“

Für jede Frage startet ihr ein kurzes Brainstorming:

• Nehmt euch 3 Minuten Zeit, um zunächst still Ideen zu notieren.
• Teilt anschließend eure Vorschläge im Team und besprecht sie.
• Clustert die gesammelten Ideen nach Themen oder Ähnlichkeiten.

Um die besten Ideen auszuwählen, führt ein weiteres Dot Voting durch. Alle Ideen, die mindestens einen Punkt erhalten, bewertet ihr anschließend in einer Ideen-Matrix.

Zeichnet ein Koordinatensystem mit zwei Achsen auf ein Poster oder Whiteboard:

• X-Achse: Umsetzbarkeit (schwierig bis leicht).
• Y-Achse: Impact (gering bis hoch).

Ordnet gemeinsam jede Idee in der Matrix ein:

• Ideen mit hohem Impact und leichter Umsetzbarkeit landen im oberen rechten Quadranten – diese sollten vorrangig umgesetzt werden.
• Ideen mit geringem bis mittlerem Impact und leichter Umsetzbarkeit im unteren rechten Quadranten können ebenfalls kurzfristig angegangen werden.
• Ideen mit hohem Impact und schwieriger Umsetzbarkeit landen im oberen linken Quadranten und benötigen eine genauere Prüfung und eventuell zusätzliche Ressourcen.
• Ideen mit geringem Impact und schwerer Umsetzbarkeit können in den Backlog verschoben oder vernachlässigt werden.

Durch diesen strukturierten Ansatz könnt ihr als Team gemeinsam entscheiden, welche Ideen euch am schnellsten und effektivsten voranbringen.

Ihr habt euch auf konkrete Ideen geeinigt, die als Etappenziele auf dem Weg zu eurer Schatzinsel dienen. Doch eine Idee oder ein Ziel ohne Umsetzungsplan bleibt oft genau das: ein ambitioniertes Post-it, das nie Realität wird.

Eure kleinen Inseln auf dem Vision-Boat-Poster sind jetzt mit den ausgewählten Ideen beschriftet. Damit habt ihr den Fokus für die kommenden Monate gesetzt und klar entschieden, was ihr macht – und genauso wichtig: was ihr bewusst nicht macht. Nun geht es darum, für die Fokusthemen einen Game Plan zu entwickeln:

• Welche Aufgaben fallen an, um die Idee umzusetzen?
• Welche Ressourcen werden benötigt?
• Welche Entscheidungen müssen noch getroffen werden?
• Wer übernimmt die Verantwortung (den Hut) für die Umsetzung?

Diskutiert diese Fragen für jede eurer Etappenziele und haltet die Ergebnisse als To-dos auf Post-its fest. Diese klebt ihr unter die jeweilige Insel auf eurem Poster und ergänzt die verantwortlichen Personen (Owner).

Mit diesem Umsetzungsplan habt ihr nicht nur euer großes Ziel, die Schatzinsel, vor Augen, sondern auch die konkreten Schritte, die euch dorthin bringen. Jetzt heißt es: Segel hissen und volle Fahrt voraus!